Privacyreglement werknemers

Privacy-regelement werknemers, stagiaires en sollicitanten

Inleiding

Uw privacy wordt door ons gerespecteerd. DOPPA zorg streeft ernaar om uw privacy zo goed mogelijk te waarborgen en zal vertrouwelijk omgaan met de informatie die u bij ons aanlevert. Bij de verwerking van persoonsgegevens nemen wij de geldende wet- en regelgeving op het gebied van privacy in acht. In deze privacyverklaring informeren wij u over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan.

Grondslag voor gegevensverwerking

Wij mogen alleen rechtmatig persoonsgegevens van u verwerken als wij dat doen op basis van een juridische grondslag. Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor het aangaan en uitvoeren van de arbeidsovereenkomst. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken om te kunnen voldoen aan een wettelijke plicht (bijvoorbeeld het afdragen van belastingen of voldoen aan identificatieplicht), voor een gerechtvaardigd belang (u bent bijvoorbeeld met ons in een juridische procedure verwikkeld, zoals een ontslagprocedure), een vitaal belang (een noodsituatie, zoals een ongeval of aandoening) of u heeft duidelijk en ondubbelzinnig toestemming gegeven voor het verwerken van bepaalde persoonsgegevens.

Categorieën persoonsgegevens

Voor het aangaan of uitvoeren van de arbeidsovereenkomst hebben wij persoonsgegevens van u nodig. Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

U bent sollicitant:

Uw achternaam, voornamen, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en uw e-mailadres;
Nationaliteit en geboorteplaats;
Gegevens over de door u gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
Gegevens over de functie binnen onze praktijk waarnaar u solliciteert;
gegevens betreffende de aard en inhoud van uw huidige dienstverband en gegevens over de beëindiging daarvan;
gegevens over de aard en inhoud van vorige dienstverbanden en beëindiging daarvan;
Andere gegevens die met het oog op het vervullen van de functie die door u zijn verstrekt of van u bekend zijn;
Andere gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.

Doeleinden gegevensverwerking:

Wij hebben deze gegevens van u nodig om te beoordelen of u geschikt bent voor een functie die beschikbaar is of kan komen binnen onze praktijk, de afhandeling van de door u gemaakte onkosten met betrekking tot de sollicitatieprocedure, interne controle en bedrijfsbeveiliging of uitvoering of toepassing van een wet.

U bent werknemer of stagiair:

Bovenstaande gegevens verwerken wij ook als u bij ons in de praktijk werkzaam bent. Daarnaast verwerken wij extra persoonsgegevens:

Uw bankrekeningnummer voor uitbetaling van het salaris;
Gegevens met het oog op de administratie van uw afwezigheid in verband met verlof, arbeidsduurverkorting, bevalling of ziekte, met uitzondering van gegevens over de aard van de ziekte;
Gegevens met het oog op (het organiseren van) uw beoordeling of begeleiding, voor zover deze gegevens bij u bekend zijn;
Gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies;
Gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen en vergoedingen;
Gegevens met betrekking tot vaststelling van pensioen en het berekenen, vastleggen en innen van pensioenpremies;
Gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet. Doeleinden gegevensverwerking

Wij hebben deze gegevens nodig voor het uitvoeren van de personeelsadministratie/salarisadministratie, het verstrekken van uitkeringen bij ontslag en in het kader van pensioen en vervroegde uittreding. De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor:

Het geven van leiding aan uw werkzaamheden;
De behandeling van personeelszaken;
Het vaststellen en doen uitbetalen van uw salaris;
Het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van het dienstverband;
Uw opleiding;
De interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
De uitvoering van een voor u geldende arbeidsvoorwaarde;
Het opstellen van een lijst van verjaardagen en andere feestelijkheden en gebeurtenissen;
Het verlenen van ontslag;
Het behandelen van geschillen en het uitoefenen van accountantscontrole;
Het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies;
Vaststelling van de hoogte van uw pensioenaanspraken en het berekenen, vastleggen en innen van pensioenpremies vastgelegd;
De uitvoering of toepassing van een andere wet.

Gevolg niet verstrekken persoonsgegevens

Het niet verstrekken van persoonsgegevens kan ertoe leiden dat wij u niet in dienst kunnen nemen of wij u niet kunnen aanmelden voor bepaalde diensten/voorzieningen. Denk hierbij aan het aanmelden bij bijvoorbeeld een pensioenfonds.

Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derden

Wij gebruiken uw persoonsgegevens in beginsel alleen voor onze eigen bedrijfsvoering in het kader van de sollicitatieprocedure en (uitvoering van) de arbeidsovereenkomst. Wij gebruiken uw persoonsgegevens alleen voor de doeleinden waarvoor deze persoonsgegevens door ons zijn verkregen. In sommige gevallen is het echter nodig om uw persoonsgegevens aan derden te verstrekken. Wij verstrekken uw persoonsgegevens aan de volgende derden:

Salarisadministratie;
De bedrijfsarts en/of arbo-arts;
Pensioenfonds;
HRM adviseur.

Met deze derden sluiten wij, indien noodzakelijk , verwerkingsovereenkomsten. In deze overeenkomsten maken wij afspraken over de wijze waarop er met uw persoonsgegevens moet worden omgaan.

Bewaartermijnen

Wij zullen uw gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de in deze privacyverklaring beschreven doeleinden, tenzij dat nodig is op grond van een wettelijke verplichting. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

Financiële administratie en hierbij horende gegevens: gedurende een periode van 7 jaar;
Loonadministratie: gedurende 5 jaar na uitdiensttreding;
Loonbelastingverklaring: gedurende 5 jaar na uitdiensttreding;
Kopie identiteitsbewijs werknemer: gedurende 5 jaar na uitdiensttreding;
Gegevens van sollicitanten: 4 weken, tenzij anders afgesproken.

Beveiligingsmaatregelen

Om uw gegevens zo goed mogelijk te beschermen hebben wij passende beveiligingsmaatregelen getroffen. DOPPA zorg heeft een privacy-beleid opgesteld en geïmplementeerd. Tevens zijn medewerkers van DOPPA zorg die krachtens hun functie kennis hebben van persoonsgegevens verplicht tot geheimhouding ten opzichte van ieder ander, voor zover deze ingevolge hun functie geen kennis behoeven te dragen van de betreffende gegevens.

Uw rechten

Wanneer u persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, heeft u verschillende rechten die u kunt uitoefenen:

Recht op inzage/kopie: inzage in uw persoonsgegevens (bijvoorbeeld uw personeelsdossier, behalve persoonlijke aantekeningen van uw leidinggevende en/of anderen).

U heeft ook recht op een kopie van uw persoonsgegevens;

Recht op rectificatie: het recht om onjuist verwerkte persoonsgegevens te corrigeren, bijvoorbeeld in uw personeelsdossier;
Recht op verwijdering: het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens (LET OP: wij hoeven geen gehoor te geven aan uw verzoek indien wij de persoonsgegevens moeten bewaren op grond van een wettelijke plicht, een gerechtvaardigd belang hebben of de gegevens nodig zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst);
Recht op beperking: het recht om verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
Recht van bezwaar: het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens;
Toestemming intrekken: indien u toestemming heeft gegeven voor verwerking van bepaalde persoonsgegevens, kunt u deze toestemming ten alle tijden intrekken;
Klachtrecht: een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens.

De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens vindt u hier: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelfdoen/privacyrechten/klacht-over-gebruikpersoonsgegevens

Indien u ontevreden bent over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u telefonisch contact met ons opnemen via 085-0079000. Indien u gebruik wilt maken van bovenstaande rechten, kunt u ook een e-mail sturen naar receptie@doppazorg.nl. Wij streven ernaar om binnen 14 werkdagen op uw verzoek te reageren.

Wijzigingen in dit privacyreglement

Wij behouden ons het recht voor om dit privacyreglement aan te passen. Deze wijzigingen zullen aan u per e-mail worden medegedeeld.

Onze contactgegevens

Heeft u nog vragen of opmerkingen na het lezen van deze privacyverklaring? Dan kunt u hiervoor contact met ons opnemen via de onderstaande contactgegevens:

DOPPA zorg
Lasondersingel 133. 7514 BP. Enschede
085 007 9000
receptie@doppazorg.nl